Epsilon ry:n viestintästrategia
Päivitetty: 24.2.2025
Tämä viestintästrategia antaa yleiset ohjeet Epsilon ry:n eri viestintäkanavien käytöstä ja kertoo Epsilon ry:n viestinnän tavoitteista. Dokumentin tarkoitus on koota yleisohjeet viestinnästä ja helpottaa hallituksen työskentelyä tarjoten vastaukset viestintään liittyviin peruskysymyksiin. Viestintästrategia on hallituksen hyväksymä ja hallitus sitoutuu näin ollen toimimaan viestintästrategian mukaisesti. Viestintästrategiaa voidaan muuttaa, päivittää ja kehittää. Muutokset tulee hyväksyä hallituksen kokouksessa.
Sisäinen viestintä
Epsilon ry:n hallituksen sisäiseen viestintään käytetään lähtökohtaisesti hallituksen discord-palvelinta. Hallitus sopii sisäisen viestinnän kanavista ja käytännöistä hallituskauden alussa.
Ulkoinen viestintä
Nettisivut
Nettisivut ovat Epsilon ry:n virallisin tiedotuskanava saavutettavuuden vuoksi. Nettisivujen kautta välitetään tietoa hallituksen päätöksistä ja yhdistyksen toiminnasta. Hallituksen jäsenten kuvat ja yhteystiedot päivitetään nettisivuille uuden hallituskauden alussa. Hallituksen kokousten pöytäkirjat lisätään nettisivuille näkyviin.
WhatsApp on jäsenistöä tehokkaasti palveleva viestintäkanava. WhatsApp ryhmistä virallisin tiedotuskanava on ryhmä “Epsilon”. Tähän ryhmään tulee viikoittaiset infoviestit maanantaisin, Epsilonin järjestämien tapahtumien mainokset, edunvalvontaan liittyviä tiedotteita sekä muuta jäsenistöä palvelevaa tiedotusasiaa. Ryhmä on tiedotusryhmä ja ryhmään tulevien viestien määrä pidetään kohtuullisena ryhmän seurattavuuden vuoksi. Viestintävastaava vastaa siitä, että ryhmässä tapahtuva viestintä pysyy asiassa.
WhatsApp -ryhmä “EpsU” on erityisesti Epsilonin palloiluvuoroihin liittyvä ryhmä. Liikuntavastaava tiedottaa ryhmässä palloiluvuorojen paikasta, ajasta sekä pelattavista lajeista. Ryhmä ei ole puhtaasti tiedotusryhmä, vaan ryhmässä myös jäsenillä on keskustelumahdollisuus. Tämä mahdollistaa sen, että ryhmän jäsenet voivat etsiä liikuntakavereita ryhmän kautta myös Epsilonin tapahtumien ulkopuolella.
“Epsien pulinakerho” -WhatsApp-ryhmä on vapaamuotoista keskustelua varten oleva ryhmä, jossa kaikilla ryhmän jäsenillä on kommentointioikeus. Hallitus huolehtii siitä, että ryhmässä tapahtuva keskustelu noudattaa Epsilon ry:n turvallisemman tilan periaatteita.
“Epsilon international” on tiedotusryhmä Epsilon ry:n kansainvälisiä opiskelijoita varten. Ryhmässä tiedotetaan Epsilonin asioista englannin kielellä. KV-vastaava huolehtii ryhmän ylläpidosta muun hallituksen tukemana.
Instagramia käytetään hankkimaan näkyvyyttä Epsilonin toiminnalle ja erityisesti Epsilonin tapahtumille. Epsilonin instagram-tili on julkinen, mikä mahdollistaa suuren joukon ihmisiä tavoittamisen. Instagramin kautta voidaan viestiä ihmisille, jotka eivät ole Epsilonin jäseniä. Instagramissa Epsilon ry tekee yhteistyötä muiden opiskelijajärjestöjen kanssa erityisesti tapahtumien markkinoinnissa, mistä vastineeksi saadaan näkyvyyttä omille tapahtumillemme.
Discord
Epsilon ry:llä on käytössä jäsenistölle avoin discord-palvelin. Maanantain infoviestit julkaistaan discordissa “infoviestit”-kanavalla. Discordissa tiedotetaan tapahtumiin, opintoihin ja edunvalvontaan liittyvistä asioista. Sähköpostilistalle tulevat työtarjoukset välitetään discordin “työpaikkailmoitukset”-kanavalle.
Kaikilla palvelimelle liittyneillä on mahdollisuus käydä keskustelua kanavilla sekä esimerkiksi ladata vanhoja kurssien tenttejä niille sopiville kanaville. Discordista pyritään tekemään jäsenistölle näkyvä viestintäkanava tiedottamalla sen olemassaolosta muissa kanavissa.
Sähköpostilista
Epsilon ry:llä on käytössä sähköpostilista. Sähköpostilistaa hoitaa viestintävastaava tai muu hallituksen keskuudestaan valitsema henkilö. Sähköpostiin tulee välityspyyntöjä esimerkiksi työtarjouksiin, tutkimuksiin ja tapahtumiin liittyen. Sähköpostilistasta vastaava henkilö välittää näitä listalle oman harkintansa mukaan pyrkien pitämään sähköpostit vastaanottajille selkeinä ja hyödyllisinä.
Muut viestintäkanavat
Epsilonilla on käytössä Facebook-tili, jota hallitus voi hyödyntää harkintansa mukaan. Uusien viestintäkanavien käyttöönotosta tulee keskustella hallituksen kesken.