Säännöt
Yleistä
1 § YHDISTYKSEN NIMI JA KOTIPAIKKA
Yhdistyksen nimi on Epsilon ry ja kotipaikka on Joensuun kaupunki.
2 § YHDISTYKSEN TARKOITUS
Yhdistyksen tarkoitus on toimia Itä-Suomen yliopistossa Joensuun kampuksella matematiikan, fysiikan ja fotoniikan opiskelijoiden etu- ja yhteistyöjärjestönä, tukea heidän opintojaan, harrastuksiaan ja ammatillisia sekä sosiaalisia pyrkimyksiään ja lisätä heidän yhteiskunnallista aktiivisuuttaan. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää tiedotus-, keskustelu- ja huvitilaisuuksia sekä opintoretkiä, antaa opinto-ohjausta ja välittää oppimateriaaleja. Lisäksi yhdistys ylläpitää yhteyksiä muihin opiskelijayhteisöihin, matemaattis-teknillis-luonnontieteellisten aineiden valtakunnallisiin yhteisöihin, luonnontieteiden, metsätieteiden ja tekniikan tiedekuntaan, sekä matematiikan ja fysiikan laitokseen. Yhdistys edistää ja vaalii opiskelija- ja teekkarikulttuuria Joensuussa.
3 § JÄSENMAKSU
Toimintansa rahoittamiseksi yhdistys kantaa varsinaisilta jäseniltään ja kannattajajäseniltään jäsenmaksua, jonka suuruuden määrittää vuosittain yhdistyksen syyskokous. Yhdistyksen jäsen maksaa jäsenmaksun liittyessään jäseneksi. Jäsenmaksu kattaa yhdistyksen syyskokouksen päättämän ajan. Lasku uudesta kaudesta toimitetaan jäsenelle maksukauden päätyttyä. Kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksua.
4 § TILI- JA TOIMINTAKAUSI
Yhdistyksen tili- ja toimikausi on kalenterivuosi. Yhdistyksen tilinpäätös on jätettävä toiminnantarkastajille vähintään kaksikymmentäyksi (21) vuorokautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajien lausunnon on oltava valmiina vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kevätkokousta.
Jäsenet
5 § JÄSENET
Yhdistyksen varsinaisena jäsenenä voi olla Itä-Suomen yliopistossa Joensuun kampuksella matematiikkaa, fysiikkaa tai fotoniikkaa pää- tai sivuaineenaan opiskeleva opiskelija. Opiskelijoilla tarkoitetaan sekä perus- että jatkotutkinto-opiskelijoita. Yhdistyksen kannattajajäsenenä voi olla yhdistyksen hallituksen kannattajajäseneksi hyväksymä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö. Kunniajäseneksi yhdistyksen kokous voi äänten enemmistöllä hallituksen esityksestä kutsua henkilön, joka on erityisen ansiokkaasti edistänyt yhdistyksen tavoitteita. Yhdistyksen jäsenistä pidetään jäsenluetteloa.
6 § JÄSENEKSI LIITTYMINEN
Yhdistyksen jäseneksi haluavan henkilön täytyy täyttää jäseneksi liittymiskaavake. Jäseneksi hyväksymisestä päättää yhdistyksen hallitus tai hallituksen keskuudestaan nimeämä henkilö.
7 § YHDISTYKSESTÄ EROAMINEN
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä milloin tahansa ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi myös erota ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Eroaminen tapahtuu seitsemän (7) vuorokauden kuluessa eroilmoituksen tekemisestä. Erotessaan jäsen menettää jäsenelle kuuluvat jäsenoikeudet. Jäsen voidaan myös tulkita eronneeksi yhdistyksestä, jos hän ei ole maksanut yhdistyksen jäsenmaksua kuuden (6) kuukauden kuluessa siitä, kun hänelle on toimitettu lasku jäsenmaksusta.
8 § YHDISTYKSESTÄ EROTTAMINEN
Jäsen voidaan erottaa hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kahden kolmasosan 2/3 äänten enemmistöllä, jos jäsen 1) on jättänyt täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän yhdistykseen liittyessään on sitoutunut; 2) on menettelyllään, käytöksellään tai toiminnallaan yhdistyksessä tai sen ulkopuolella vahingoittanut huomattavasti yhdistystä; tai 3) ei enää täytä laissa tai näissä säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
9 § EROTTAMISMENETTELY
Jäsenen erottamisesta päättää yhdistyksen kokous hallituksen esityksestä. Päätöksessä on mainittava erottamisen syy. Jäsen ei ole yhdistyksen kokouksessa esteellinen äänestämään itseään koskevassa erottamisasiasta äänestettäessä. Ennen päätöksen tekemistä asianomaiselle jäsenelle on annettava tilaisuus selvityksen antamiseen asiassa.
Yhdistyksen kokous
10 § YHDISTYKSEN KOKOUS
Yhdistyksen päätösvaltaa käyttää sen kokous. Yhdistyksen kokouksia ovat syyskokous, kevätkokous ja ylimääräinen kokous. Syyskokous pidetään joulukuun 31. päivään mennessä ja kevätkokous toukokuun 31. päivään mennessä.
11 § KUTSUMINEN
Kutsu yhdistyksen sääntömääräiseen tai ylimääräiseen kokoukseen on julkaistava yhdistyksen verkkosivuilla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Ylimääräinen kokous on pidettävä, mikäli vähintään 1/10 yhdistyksen Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuksella läsnäolevista varsinaisista jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii ilmoittamiensa asioiden käsittelyä varten. Tällöin kokous on kutsuttava koolle neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen lähettämisestä yhdistyksen hallitukselle. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksessa käsiteltävät asiat.
12 § PÄÄTÖSVALTAISUUS
Kokous on päätösvaltainen, kun se on sääntöjen mukaan kutsuttu koolle. Kokouksen avaa kokoonkutsujana hallituksen puheenjohtaja tai tämän ollessa estynyt, hallituksen varapuheenjohtaja.
13 § JÄRJESTÄYTYMINEN
Kokoukselle valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa sekä kaksi (2) ääntenlaskijaa. Yhdistyksen kokouksessa on jokainen yhdistyksen varsinainen jäsen puhe-, esitys- ja äänioikeutettu sekä vaalikelpoinen. Kannattaja- ja kunniajäsenillä on puhe- ja esitysoikeus, mutta ei vaalikelpoisuutta eikä äänioikeutta. Yhdistyksen kokous voi tarvittaessa hyväksyä yhdistykselle äänestys- ja vaalijärjestyksen, hallituksen johtosäännön sekä johtosäännön kullekin hallituksen jäsenelle. Äänestys- ja vaalijärjestyksen sekä johtosääntöjen hyväksymisestä ja niiden muuttamisesta päättää kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä.
14 § SYYSKOKOUS
Yhdistyksen syyskokouksen on käsiteltävä ainakin seuraavat asiat; 1) valitaan yhdistykselle puheenjohtaja sekä hallituksen muut jäsenet seuraavan kalenterivuoden ajaksi; 2) valita kaksi toiminnantarkastajaa sekä heille varatoiminnantarkastajat; 3) hyväksyä hallituksen esityksestä toimintasuunnitelma; 4) hyväksyä hallituksen esityksestä talousarvio; 5) päättää varsinaisten jäsenten sekä kannattajajäsenten jäsenmaksun suuruudesta ja kantotavasta; 6) päättää uusista kunniajäsenistä hallituksen niin esittäessä; sekä 7) käsitellä muut esille tulevat asiat.
15 § KEVÄTKOKOUS
Yhdistyksen kevätkokouksen on käsiteltävä ainakin seuraavat asiat; 1) päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta toiminnantarkastajien lausunnon kuultuaan; 2) hyväksyä toimintakertomus hallituksen esityksestä sekä päättää vastuuvapauden myöntämisestä; sekä 3) käsitellä muut esille tulevat asiat.
16 § YLIMÄÄRÄINEN KOKOUS
Ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan tarvetta. Ylimääräinen kokous on hallituksen kutsuttava koolle aina, kun vähintään kymmenesosa 1/10 yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten hallitukselta kirjallisesti vaatii.
17 § ESTEELLISYYS YHDISTYKSEN KOKOUKSESSA
Jäsen ei saa päättää eikä tehdä päätösehdotuksia päätettäessä hänen ja yhdistyksen välisistä sopimuksista tai muusta asiasta, jossa hänen yksityinen etunsa on ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Hallituksen jäsen tai muu, jolle on määrätty tai annettu hallintoon kuuluva tehtävä, ei saa äänestää päätettäessä tilinpäätöksen vahvistamisesta, toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta taikka vastuuvapauden myöntämisestä, milloin asia koskee hallintoa, josta hän on vastuussa.
18 § PÄÄTÖKSENTEKOJÄRJESTYS
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, jollei erikseen näissä säännöissä muualla mainita; 1) se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä; 2) äänten mennessä tasan se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa, paitsi vaaleissa, joissa ratkaisee arpa; sekä 3) yhdistyksen sääntöjen muuttamisessa ja purkamisessa tai yhdistyksen omaisuuden pääosan luovuttamista koskevassa asiassa se mielipide, jota on kannattanut vähintään kolme neljäsosaa (3/4) äänestyksessä annetuista äänistä.
19 § PÖYTÄKIRJA
Yhdistyksen kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri, ja jonka tarkastavat kokouksen valitsemat pöytäkirjantarkastajat, joita on oltava ainakin kaksi. Pöytäkirjan on oltava myöhemmin julkisesti luettavissa yhdistyksen hyväksi katsomassa paikassa.
Hallitus
20 § YHDISTYKSEN HALLITUS
Yhdistyksen toimeenpano- ja valmisteluvalta kuuluu hallitukselle, jossa on vähintään kolme (3) ja enintään yksitoista (11) jäsentä. Yhdistys voi lisäksi valita enintään kaksi (2) varajäsentä. Syyskokous valitsee vaalilla ehdolle asettuneista yhdistyksen jäsenistä puheenjohtajan. Hallituksen ja tilintarkastajien toimikausi on sama kuin yhdistyksen tilikausi. Hallitus päättää itse työnjaostaan.
21 § KUTSUMINEN
Kutsu hallituksen kokoukseen on lähetettävä siten, kun hallitus järjestäytymiskokouksessaan päättää.
22 § PÄÄTÖSVALTAISUUS
Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään puolet hallituksen jäsenistä on läsnä.
23 § HALLITUKSEN TEHTÄVÄT
Hallituksen tehtävänä on; 1) tehdä yhdistyksen puolesta sopimukset ja muut oikeustoimet, sekä muutoinkin edustaa yhdistystä; 2) valita keskuudestaan varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja ja päättää hallituksen muusta työnjaosta; 3) perustaa tarvittaessa avukseen asioiden valmistelua tai toimeenpanoa varten työryhmiä; 4) valmistella ja esittää yhdistyksen kokoukselle sääntöjen edellyttämät asiat, lukuun ottamatta hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten vaalia ja hallituksen erottamista; Hallitus voi saattaa yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi toimivaltaansa kuuluvan asian, joka on yhdistyksen toiminnan kannalta laajakantoinen tai periaatteellisesti tärkeä.
24 § ESTEELLISYYS
Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan eikä muunkaan sellaisen asian käsittelyyn eikä ratkaisemiseen, jossa hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa.
25 § PÖYTÄKIRJA
Hallituksen kokouksessa on pidettävä pöytäkirjaa, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja sekä sihteeri ja jonka tarkastavat kokouksen valitsemat pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjan on oltava myöhemmin julkisesti luettavissa yhdistyksen hyväksi katsomassa paikassa.
26 § HALLITUKSEN VAIHTAMINEN JA TÄYDENTÄMINEN
Mikäli hallituksen jäsen eroaa tai erotetaan tehtävästään kesken toimikauden, voi mahdollinen varajäsen nousta hänen tilalleen. Mikäli hallitus tai sen puheenjohtaja eroaa tai erotetaan tehtävästään kesken toimikauden taikka hallituksen koko pienenee alle sääntömääräisen rajan, tulee viipymättä kutsua koolle yhdistyksen kokous uuden hallituksen tai puheenjohtajan valitsemiseksi.
Erilaisia määräyksiä
27 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN
Sääntöjen muuttamisesta päättää yhdistyksen kokous. Muutospäätös on tehtävä vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä ja vähintään kahden viikon väliajalla pidettävässä kokouksessa. Ehdotus sääntöjen muuttamisesta on tehtävä kirjallisena hallitukselle.
28 § NIMENKIRJOITTAMINEN
Oikeus yhdistyksen nimenkirjoittamiseen on hallituksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla sekä rahastonhoitajalla, aina kahdella yhdessä.
29 § TILINKÄYTTÖOIKEUS
Hallitus päättää yhdistyksen tilinkäyttöoikeuksista, kuitenkin siten, että tilinkäyttöoikeudet ovat joillakin hallituksen jäsenillä.
30 § YHDISTYKSEN PURKAUTUMINEN
Yhdistyksen purkautumisesta päättää yhdistyksen kokous. Päätös purkautumisesta on tehtävä vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa peräkkäisessä ja vähintään kahden viikon väliajalla pidettävässä kokouksessa. Ehdotus yhdistyksen purkautumisesta on tehtävä kirjallisena hallitukselle. Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen jälkimmäisen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.
31 § YHDISTYKSENTUNNUS
Yhdistyksen tunnuksesta päättää yhdistyksen kokous. Päätös tunnuksen valitsemisesta on tehtävä kahdessa peräkkäisessä ja vähintään kahden viikon väliajalla pidettävässä kokouksessa. Ehdotukset yhdistyksen tunnukseksi tai tunnuksen vaihtamiseksi on tehtävä kirjallisena hallitukselle.
Muut säädökset
32 § YHDISTYSLAKI
Niiltä osin, kuin näissä säännöissä ei ole määräyksiä, noudatetaan voimassaolevan yhdistyslain säädöksiä.
33 § SAAVUTETUT OIKEUDET
Nykyisten jäsenien saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.