Kriisitiedotusohje

Päivitetty: 10.3.2026

Ohjeen tarkoitus

Tämä ohje on tarkoitettu Epsilon ry:n käyttöön. Kriisitiedotus käynnistetään sellaisen poikkeuksellisen suuren tai vakavan tapaturman, kuten tulipalon tai vastaavan onnettomuuden seurauksena, josta voidaan joutua antamaan tietoja ulkopuoliselle taholle.

1. Toimenpiteet

Huolehdi kriisin tapahtuessa hätätilanteen edellyttämistä asioista, kuten hätäkeskukseen soittamisesta. Kun todistat tapaturmaa tai kuulet tapaturmasta, ilmoita asiasta heti puheenjohtajalle Venla Sinkkoselle. Mikäli Venla ei ole tavoitettavissa, ota yhteys varapuheenjohtajaan Jalmari Leppäseen ja heidän estyessä kehen tahansa Epsilon ry:n hallituksen jäseneen. Saatuasi yhteyden ilmoita, mitä on tapahtunut ja pyydä ohjeet jatkotoimenpiteistä.

Yhteyshenkilö

Puheenjohtaja Venla Sinkkonen, sähköposti: sinkkove(at)uef.fi

Varapuheenjohtaja Jalmari Leppänen, sähköposti: leppanep(at)uef.fi

Ilmoita:

  1. MITÄ ”Auto-onnettomuus...”

  2. MISSÄ ”Keskustassa…”

  3. MILLOIN ”tänään lounaan jälkeen klo 12:40…”

  4. KUKA/KETKÄ ”opiskelija N.N…”

  5. MIKSI ”jäi kuorma-auton alle…”

  6. MITÄ SEURASI ”loukkaantui vakavasti…”

  7. TEHDYT TOIMENPITEET ”vietiin ambulanssilla Oulun yliopistolliseen sairaalaan…”

  8. LISÄTIEDOT ”Lisätietoja N.N numerosta…

2. Tiedottaminen

Heti tapaturman ensiaputoimenpiteiden jälkeen sovitaan tiedottamisvastuusta eli siitä, kuka asiasta tiedottaa (kriisiviestintävastaava tai -vastaavat). Ellei toisin sovita, vastaava on puheenjohtaja. Puheenjohtajisto vastaa tapahtuman sisäisestä tiedottamisesta hallitukselle. Puheenjohtajiston vastuu on ohjeistaa hallituksen jäsenet tiedottamaan tapahtuneesta omille tiimiläisilleen (vuosijuhlatiimi, toimihenkilöt tms.). Puheenjohtaja vastaa ulkoisesta tiedottamisesta yhteistyössä muun hallituksen kanssa. Kun tiedotusvastuu on sovittu, siitä pidetään kiinni ja KAIKKI yhteydenotot ohjataan suoraan tiedotusvastuussa olevalle henkilölle. Kukaan muu ei tiedota. Kaikki tapaukseen liittyvä tieto ohjataan sovitulle tiedottajalle, hän toimii kaiken tiedon solmukohtana.

Tiedottamisen vaiheet

  1. Tapaturman tiedotusvastuusta päättäminen

  2. Tiedotteen laatiminen ja jakelu

  3. Kriisitiedotusryhmän perustaminen tarvittaessa

  4. Tiedotustilaisuuden pitäminen

  5. Tiedotettavan tiedon päivitys ja jakelu mahdollisessa uudessa tiedotteessa

  6. Lopputiedote Näitä toimenpiteitä johtaa hallitus tai heidän valtuuttamansa henkilö.

3. Sisäinen tiedottaminen

Henkilökunnalle ja luottamustahoille on myös tärkeää tiedottaa tapaturmista ja muista poikkeuksellisista tilanteista. Heille pyritään kertomaan tilanteesta ennen kuin asia on julkaistu tiedotusvälineissä. Sisäisessäkin tiedottamisessa täytyy muistaa huomioida henkilö- yms. tietojen salassapitovelvollisuus.

4. Ulkoinen tiedottaminen

Yleistä mielenkiintoa herättävien tapahtumien jälkeen tiedotusvälineet pyrkivät hankkimaan mahdollisimman yksityiskohtaista tietoa mahdollisimman nopeasti sekä arvioimaan tapahtuman syitä ja seurauksia. Tiedotuksesta vastaavien on ennakkoon hyvä varautua toimittajien suoraviivaisiin ja röyhkeisiinkin yhteydenottoihin yllättäviin tiedonhankintaväyliin useampien henkilöiden ja tahojen samanaikaisiin yhteydenottopyyntöihin.

Tiedottaminen on tärkeää, mutta se ei ole tärkein tehtävä tapahtuman akuuttivaiheessa. Tiedottamisessa kannattaa muistaa, että tiedottaessa täytyy aina huomioida mahdolliset arkaluontoiset ja muut tiedot, nimiä tai mitään muitakaan henkilötietoja ei saa luovuttaa ulkopuolisille tahoille, etenkään median edustajille. Kaiken tiedottamisen on ehdottomasti perustuttava tosiasioihin. Emme esitä arvioita tapahtuneesta tai viranomaisten toimista, kaikki arvailu ja spekulointi on kiellettyä.

Epsilon ry:n viestintäkanaville tiedottamisesta vastaa viestintätiimin kriisitiedotusvastaava puheenjohtajan ohjeiden mukaisesti. Kriisin tapahtuessa tärkein tiedotuskanava on Epsilon ry:n verkkosivut, sekä mahdollinen tapahtumakohtainen tiedotusryhmä (WhatsApp, Telegram tms.). Kriisin vakavuuden mukaan voidaan pohtia, mikäli on tarpeellista ilmoittaa tapahtuneesta myös muilla viestintäalustoilla. Myös tapahtuman eri kohderyhmät tulee huomioida tiedottamisessa. Näitä ovat esimerkiksi tapahtuman osallistujat sekä ainejärjestöjen puheenjohtajat/vastuuhenkilöt.

KERRO

  • mitä on tapahtunut

  • missä on tapahtunut

  • milloin on tapahtunut

  • mitä tapahtumasta on seurannut

  • mistä ja milloin saa lisää tietoa

ÄLÄ KERRO

  • kenenkään osallisen nimiä

  • arvauksia tapahtuman syistä

  • arvioita viranomaisten toimista

HUOM! Epsilon ry:n nimissä ei puheenjohtajan lisäksi kukaan muu anna lausuntoja ilman siihen erikseen annettua ohjetta. Ehdottoman suositeltavaa on ohjata kaikki yhteydenotot kriisitiedotusvastaavalle. Puheenjohtajisto ilmoittaa mediaa kiinnostavan kriisin sattuessa asiasta myös seuraaville tahoille: Itä-Suomen yliopisto, ISYY, Joensuun kaupunki.

Litteet